Altijd weer wielen die uitgevonden worden

Vertrekkende leden van commissies, besturen en raden hebben een schat aan ervaring. Hun opvolgers kunnen daar hun voordeel mee doen, denkt Jildou Fabriek.

Utrecht heeft een rijk verenigingsklimaat. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is een clubje, commissie of andere samenkomst voor. De organisatie hiervan ligt elk jaar weer in handen van studenten die op deze manier een mooi lijstje van extracurriculaire activiteiten aan hun cv toe kunnen voegen. Of het nu een commissie, bestuur of medezeggenschapsraad betreft, overal kun je terecht om de handen uit de mouwen te steken.

Met deze jarenlange traditie zou je zeggen dat er nu een ijzersterke verzameling aan perfecte organisaties te vinden is. Nu wil ik hier absoluut niet het tegendeel bewijzen. Wat er georganiseerd wordt door al deze studenten, getuigt vaak van verrassende daadkracht, innovatie en professionaliteit.

Wat mij de afgelopen jaren echter opgevallen is, is dat iedereen continu met dezelfde problematiek worstelt als de jaren ervoor. Ongeacht witboeken en overdracht blijken er altijd weer zaken te zijn die men opnieuw tot de bodem uitzoekt, om met hetzelfde resultaat naar boven te komen als even daarvoor. Is dit te voorkomen, of maakt het niet zoveel uit en is de oefening en de ervaring belangrijker dan efficiëntie en doelgerichtheid?

De belangrijkste reden voor die zich alsmaar herhalende zoektochten lijkt me de jaarlijks wisselende bezetting. Hier moet je niet te veel aan willen veranderen. Het is juist goed dat er doorstroom is. Het gevolg is wel dat men ieder jaar even bij nul begint. Inwerking scheelt natuurlijk een hoop, maar je hebt altijd te maken met minder ervaring dan er was.

Het probleem wordt vooral veroorzaakt door onwetendheid, eigenwijsheid en een gebrek aan transparantie. Dat er niet superefficiënt vergaderd wordt, dat de contacten niet optimaal benut worden of dat de groepsdynamiek niet perfect is, kan geschaard worden onder structurele beginnersproblematiek. De nieuwkomers drukken het liefst hun eigen stempel op het jaar. Ze vergeten hierbij vaak dat oude rotten niet alleen maar bemoeizuchtig en vervelend zijn, maar ook over een hoop relevante kennis en ervaring beschikken. Er zijn genoeg best practices die na één hoogtepunt in een la belanden of intern blijven, zonder dat de genialiteit ervan aan de rest van de wereld getoond wordt.

Nu het jaar al bijna ten einde is, staan opvolgers te trappelen om te beginnen. De zittende teams beginnen aan de afronding. Aan hen de taak om te zorgen voor goede documentatie van de zaken waar ze zo trots op zijn. Vaste vergadertrainingen, het bezoeken van de besturendag en het benutten van samenwerkingsverbanden kunnen daarnaast zorgen voor continuïteit. Aan de opvolgers: probeer niet alles zelf te willen doen en te bedenken. Er ligt een schat aan ervaring en informatie van de jaren ervoor, maar ook van andere organisaties.

Bepaalde struikelblokken zijn er juist om te kunnen oefenen en zijn inherent aan welke (studenten)organisatie dan ook. Zolang er een balans wordt gevonden tussen voortbouwen en vernieuwen, zijn er weinig wolkjes aan de lucht. Streven naar professionalisering blijft een eeuwigdurend beleidspunt. Het is misschien minder cool om erachter te komen dat je ideeën en wilde plannen  niet zo uniek zijn als je denkt. Soms is het onvermijdelijk het wiel opnieuw uit te vinden, maar voor veel zaken ligt er een schat aan ervaring, waar hele fietsenstallingen mee gevuld kunnen worden, zolang je maar een frame hebt.