De tien geboden voor toekenning van subsidies
Binnen de UU wordt als de schijn niet bedriegt, steeds meer geld via programmasubsidies verdeeld. Onderzoekers en onderzoeksgroepen uit verschillende faculteiten moeten dan met elkaar concurreren om de schaarse middelen. Het College van Bestuur zet daarbij gewoonlijk de lijnen uit en neemt, al dan niet bijgestaan door een commissie van wijze mannen en vrouwen, de belangrijkste beslissingen. Voor het voetvolk op de werkvloer is dat soms een gemengd genoegen.
Zo is de recente procedure rond de selectie van ‘hubs’ gekenmerkt door een aantal verrassende wendingen. Daarover klagen zou misschien niet kies zijn, maar wat van een deelnemer aan het strategisch thema ‘Instituties voor open samenlevingen’ wel verwacht mag worden, is dat deze ervaring leidt tot reflectie over wat de spelregels (de ‘instituties’) zijn van dit soort procedures. Deze bijdrage bevat een voorstel daartoe. In de vorm van de ‘tien geboden’ voor een goede procedure.
Het eerste en zonder twijfel ook het belangrijkste gebod is dat er een duidelijk plan ten grondslag ligt aan de programmasubsidie: waarom wordt deze ingesteld? Wat zijn de doelen die nagestreefd worden? En dit plan bevat ook informatie over praktische zaken als: looptijd, financiële omvang, aantal verwachte toekenningen – het moet allemaal in een basisdocument vastgelegd worden.
Gebod twee: zorg voor maximale openheid. In principe staat de universiteit voor openheid, en moet iedereen met de juiste achtergrond de mogelijkheid geboden worden om mee te dingen naar de programmasubsidie. Uitzonderingen op deze regel moeten uitdrukkelijk beargumenteerd worden. De achtergrond hiervan: steeds meer lijkt het er op dat dit soort programmasubsidies alleen maar toegankelijk zijn voor onderzoekers die al aan allerlei voorwaarden voldoen – al uitmaken van geprivilegieerde groepen. Dat is bureaucratisch handig, maar werkt op den duur contraproductief, want in principe moeten de beste ideeën en voorstellen met elkaar kunnen concurreren, en echte innovatie komt vaak van ‘outsiders’.
Gebod drie: wie doet de selectie en hoe geschiedt deze? Dit dient in het basisplan vastgelegd te worden, natuurlijk, maar ook hier geldt: openheid en vrije competitie is belangrijke, dus weersta de verleiding om het door kleine groepen insiders te laten doen.
Gebod vier: een hele simpele: er dient ruim voor de deadline een duidelijk format – vragenlijst - beschikbaar te zijn waarin duidelijk wordt welke informatie aangeleverd moet worden.
Gebod vijf: een eenduidige deadline en een helder tijdpad waar alle partijen zich aan dienen te houden.
Gebod zes: alle indieners zijn gelijk en alle regels gelden op dezelfde manier voor allen; inderdaad, bijna te vanzelfsprekend, maar voor de zekerheid heb ik er toch maar een regel van gemaakt.
Gebod zeven: Ggen wijzigingen in de procedure, de doelstellingen en de andere regels van het spel gedurende het proces zelf. Alweer, zoiets spreekt natuurlijk voor zich.
Gebod acht: transparantie in de beoordeling en de resultaten daarvan: beoordelingen worden publiek gemaakt, eventueel inclusief referentenrapporten en andere tussenproducten.
Gebod negen: een onafhankelijke evaluatie van het programma en van de toegekende subsidies is standaard, en deze rapporten worden publiek gemaakt.
Gebod tien: beroep is mogelijk; conflicten over alle regels en procedures moeten aan een onafhankelijke commissie voorgelegd kunnen worden, die bindende uitspraken kan doen.
De procedures van de de landelijke onderzoeksorganisatie NWO en de Europese ERC voldoen grosso modo aan deze spelregels. Het lijkt een goed idee om ook binnen de universitaire gemeenschap dergelijke strikte regels in acht te houden.