Screenshot van de homepage van Intranet van een DUB-medewerker

Intranet voor alle UU-medewerkers gaat live op 31 maart

Body: 

Alle medewerkers van de Universiteit Utrecht kunnen alle informatie die ze voor het werk nodig hebben, vinden op het nieuwe intranet. De website gaat op 31 maart officieel de lucht in. 

Alle medewerkers van de Universiteit Utrecht kunnen alle informatie die ze voor het werk nodig hebben, vinden op het nieuwe intranet. De website gaat op 31 maart officieel de lucht in. 

De huidige website van de Universiteit Utrecht heeft zijn beste tijd gehad. Inhoudelijk en technisch gezien. Daarom worden onderdelen van de site geleidelijk vervangen. De primeur was voor de studiekiezerssite waar alle informatie van alle bacheloropleidingen in Utrecht te vinden is. Nu is er een nieuwe site voor medewerkers. Deze is sinds het najaar van 2013 op proef in gebruik. Vanaf 31 maart is intranet onder meer te bereiken via het subkopje medewerkers op de homepage van de Universiteit Utrecht.

DUB spreekt met Anke Smits en Holger Eeninkwinkel, die vanuit de Directie Communicatie en Marketing en de faculteit Recht, Economie, Bestuur & Organisatie aan de site hebben gewerkt, over nut en noodzaak van een universiteitsbreed intranet.

Wat is het idee achter dit nieuwe intranet?
De universiteit wil alle informatie via internet per doelgroep aanbieden. Daardoor kun je informatie gemakkelijk vinden en kom je tijdens het surfen niet ineens op een deel van de site terecht met voor jou irrelevante informatie.

Op 1 oktober ging de site voor bachelorkiezers de lucht in. Nu gaat de medewerkerssite officieel live. Aan de site voor masterkiezers wordt gewerkt. Daarna komt er nog een site voor studenten en een nieuwe site voor de gehele Universiteit Utrecht met daarop alle linken naar de verschillende doelgroepensites.

Wat zijn de voordelen van dit nieuwe intranet?
Je kunt er op een gemakkelijke manier alle basisinformatie vinden die je voor je werk nodig hebt. Algemene maar ook heel specifieke informatie. Je kan er de arbeidsvoorwaarden vinden, en de regeling omtrent buitengewoon verlof. Maar ook praktische info zoals het reserveren van een collegezaal. Meer specifiek kun je hier lezen hoe de studiebegeleiding of de procedure voor promoveren per faculteit is geregeld.

Een ander voordeel is dat al het nieuws van elke faculteit en dienst - en dus ook van DUB – op intranet te vinden is, plus berichten van twitter en yammer.Er is ruimte voor kleine vraag- en aanbodadvertenties en er is de mogelijkheid om op bepaalde artikelen te reageren, wat het intranet meer interactief maakt. De site is niet af. Daarmee bedoelen we dat er nog verder gebouwd wordt aan de site. Er kunnen bijvoorbeeld nog functionaliteiten worden bijgebouwd. Over een paar maanden gaan we een gebruikersonderzoek houden en naar aanleiding van de bevindingen, kunnen we de site aanpassen.

Om op intranet te komen moet je inloggen met je solis-ID. Waarom is de site niet openbaar?
Omdat niet alle informatie relevant is voor mensen die niet werken aan de universiteit. We willen voorkomen dat bezoekers van buiten de universiteit vastlopen in pagina’s voor medewerkers. Het is niet zo dat op intranet per definitie informatie staat die niet met de buitenwereld gedeeld mag worden. Bovendien denken we dat de drempel om vrijuit te discussiëren lager is op intranet dan op internet. Ook kan je via het intranet op de extra beveiligde site Self-service HR komen waar je als medewerker bijvoorbeeld je persoonlijke gegevens zelf kan wijzigen en waar je je digitale loonstrookje kan vinden.

Je moet dus een solis-ID hebben. Moet je dan steeds inloggen?
Nee. Als je je ’s ochtends hebt aangemeld met je solis-ID, kun je gewoon intranet opstarten zoals je dat ook met je mailprogramma doet. Als je vanuit huis werkt, is het een ander verhaal, dan moet je wel apart inloggen.

Kunnen studenten ook op de medewerkerssite snuffelen?
Nee. Studenten die óók een arbeidscontract hebben en dus medewerker zijn, kunnen dat wel, net als studenten die in de Universiteitsraad zitten.

Iedereen kan de homepage van intranet naar eigen inzicht inrichten. Waarom is dat?
Het idee is dat elke medewerker alleen de informatie op zijn eigen homepage zet, waarin hij interesse heeft. Als je wilt, kun je bijvoorbeeld alle nieuwsberichten van alle faculteiten en diensten en tweets op die eerste pagina zetten. Maar ben je alleen geïnteresseerd in nieuws van je eigen faculteit, dan is dat ook mogelijk. Het is een kwestie van het aanvinken van gewenste informatie. Maar ook al maak je een selectie in het aanbod, dan nog heb je toegang tot de overige informatie. Op 31 maart krijgen alle medewerkers een mail met informatie over intranet met daarin ook een link naar een instructiefilmpje hoe je je homepage naar eigen wens kan inrichten.

Heeft de komst van intranet gevolgen voor de nog bestaande intranetten?
Die verdwijnen vrijwel overal omdat er een beter functionerend intranet voor in de plaats komt. De meest actuele informatie staat op het nieuwe intranet.

Doet echt iedereen mee aan dit project?
Voor alle UU-medewerkers staat informatie op het intranet. Maar voor medewerkers van Geneeskunde en UCU staat er geen specifieke eigen informatie op, omdat zij een eigen intranet hebben. Geneeskunde zit op het intranet van het UMC Utrecht. en UCU heeft een intranet waar zowel medewerkers als studenten toegang tot hebben.

Verdwijnen de nieuwsbrieven?
Dat kan, maar hoeft niet. Als bijvoorbeeld een faculteit alle relevante informatie en nieuws voor medewerkers heel plichtsgetrouw op intranet zet en de medewerkers lezen het, dan zou een nieuwsbrief misschien niet meer nodig zijn. Faculteiten en diensten zijn hier helemaal vrij in. Het niet hoeven rondsturen van nieuwsbrieven scheelt natuurlijk wel geld.

En voor de teamsites?
Dat zijn andere type sites die voor een bepaald doel zijn opgezet. Als je een plek online nodig hebt waar bijvoorbeeld ook studenten toegang toe moeten hebben of mensen van buiten de universiteit, dan kan dat niet via intranet maar wel via een teamsite.

Door het nieuwe intranet vervallen alle schotten tussen faculteiten en diensten. Iedereen kan nu alles lezen van iedereen. Dat zal niet elke dienst en faculteit op prijs stellen, of wel?
Omdat het nieuwe intranet er is gekomen vanuit de wens van alle faculteiten en diensten verwachten we dat ze dat geen probleem vinden. Maar als ze bepaalde informatie alleen willen delen met een select gezelschap, dan zullen ze daar een andere manier voor moeten vinden.

Wie zijn eigenlijk verantwoordelijk voor wat er op intranet staat?
Dat zijn alle diensten en faculteiten zelf. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn eigen informatie en nieuws. Een aantal communicatiemedewerkers is bevoegd om informatie op de site te plaatsen. Er komt een regelmatig UU-breed redactieoverleg. Het hele project valt onder de verantwoordelijkheid van de Directie Communicatie & Marketing.

Facebook Twitter Whatsapp Mail