Medewerkers werken steeds vaker thuis; Geesteswetenschappen onderneemt actie

Doe mee aan de yogasessie. Of ga mee op een stadswandeling. Tijdens de eerste Refresh Week konden Media- & Cultuurwetenschappers vorige maand intekenen op een aantal sociale activiteiten. In dezelfde week waren er inhoudelijke sessies over onder meer bedrijfsvoering en hr-zaken, en een grote stafvergadering over ontwikkelingen in het onderwijs en onderzoek.

Door die nieuwe week met een combinatie van leuke en serieuze ontmoetingen, wilde het departement medewerkers weer met elkaar in contact te brengen. 

De week voorzag duidelijk in een behoefte, zo laat directeur Bedrijfsvoering Sigrid Wagemaker weten. Ondersteunende medewerkers, PhD’s, managers en hoogleraren; ze waren allemaal van de partij. “We hebben heel veel positieve reacties gekregen. Na de zomer organiseren we een soortgelijke week. Dan hebben we de Restart Week.”

Spanningsveld
Volgens directeur Miranda Jansen moedigt het faculteitsbestuur van Geesteswetenschappen dit soort initiatieven van harte aan. Sinds covid is het nieuwe normaal dat meer mensen vaker vanuit huis werken. Maar die ontwikkeling heeft duidelijk een schaduwzijde.

Als mensen elkaar niet meer kennen en elkaar niet meer ontmoeten dan lijdt de samenwerking en de gemeenschapszin daaronder, legt Jansen uit. Nieuwe medewerkers ontwikkelen dan ook geen “thuisgevoel”. 

En zelfs de sociale veiligheid komt onder druk te staan. “Altijd maar via de app of mail communiceren heeft nu eenmaal nadelen. De bedoeling van een boodschap is altijd duidelijker als je ziet welk gezicht iemand erbij trekt.”

Tegelijkertijd begrijpt de faculteitsdirecteur dat er ook veel voordelen zitten aan de veranderde werkcultuur. Uit de jongste UU-medewerkersmonitor bleek dat veel universitair medewerkers de verbeterde werk-privébalans waarderen. De werkdruk neemt mede daardoor af. 

Jansen: “Er is een spanningsveld. Thuis kun je geconcentreerder en effectiever werken of je hebt bijvoorbeeld minder reistijd waardoor je zaken thuis beter kan regelen. En mensen zijn nu eenmaal gesteld op hun vrijheid. Daar willen we als werkgever ook zoveel mogelijk ruimte voor geven. Tegelijkertijd ben je wel ergens in dienst en willen we als universiteit ook graag dat mensen samenwerken.”

Huisvestingsplan
Daar komt bij dat een mindere bezetting van de gebouwen onherroepelijk leidt tot discussies over de huisvestingssituatie, weet Jansen. Metingen van de bezetting van de binnenstadsgebouwen kort voor en na de zomer laten zien dat veel ruimten nauwelijks benut worden. Precieze cijfers wil ze niet geven, maar deze zijn niet florissant.

“Op dinsdag en donderdag zijn er nog behoorlijk veel mensen, maar op andere dagen - en zeker op vrijdag - is het echt veel minder. Er lijkt ook sprake van een zichzelf versterkend effect: als je komt en er is niemand dan blijf je de volgende keer ook thuis.” 

De faculteit werkt samen met de universitaire vastgoeddirectie aan een nieuw huisvestingsplan. De vraag is hoeveel werkplekken Geesteswetenschappers in de toekomst nodig hebben, maar misschien belangrijker: wat voor een soort werkplekken dat moeten zijn.

Ongezellige gebouwen
Het faculteitsbestuur liet daarom een aantal jonge medewerkers die een talenttraject voor ondersteunend personeel volgden, een onderzoek uitvoeren. 

Daaruit blijkt dat medewerkers vooral naar het werk komen om elkaar te ontmoeten, om te overleggen en om samen te werken. Tegelijkertijd wordt er geklaagd over de ongezellige gebouwen. Die zijn oud en schimmelig en de koffie is er ook niet je-van-het.

Wie thuiswerkt doet dat vooral om geconcentreerd te kunnen werken, om (video)belafspraken te houden of omdat de lange reistijd niet opweegt tegen de voordelen van op kantoor zijn. Veel medewerkers zijn bijvoorbeeld bang op de universiteit geen plek of ruimte te kunnen vinden die geschikt is voor het werk dat ze die dag moeten doen.

Mede naar aanleiding van de bevindingen is er inmiddels een ‘common room’, een soort gemeenschappelijke huiskamer, op Janskerkhof 12 ingericht. Ook kwam er een ‘projectruimte’ op Drift 15 die door groepen collega’s kan worden gereserveerd voor een of twee dagdelen om bijvoorbeeld te vergaderen of te brainstormen. 

Recepties zijn verdwenen
Toine Minnaert is voorzitter van de personeelsgeleding van de faculteitsraad van Geesteswetenschappen en deelt de zorgen van Jansen. Samen met zijn collega’s in de raad besteedt hij dit jaar extra aandacht aan het thema ‘Leefbare Campus’. “Daar hoort het bevorderen van ontmoetingen en van onderling contact zeker bij.”

Verbeterplannen zouden volgens Minnaert niet voort moeten komen uit angstbeelden over de huisvesting. “Het mag niet zo zijn van: we moeten meer komen, anders moeten we ons gebouw uit. Het is veel belangrijker dat we de universiteit zo aantrekkelijk maken dat mensen heel graag willen komen.”

Het raadslid wijst daarbij onder meer op de niet zeer uitnodigende uitstraling van de huidige gebouwen. De recepties en vaste receptionisten zijn bijna allemaal verdwenen en de panden zijn vaak alleen toegankelijk met een campuskaart. “Als medewerker heb je niet snel het gevoel dat je iets mist als je er niet bent.”

Ook de steeds verder doorgevoerde scheiding tussen kantoorgebouwen en onderwijs- en studentengebouwen speelt daarbij een rol. “Vroeger was een pand vaak het hart van een opleiding waar je iedereen spontaan tegenkwam, dat is het nu helemaal niet meer zo. Studenten hebben weinig te zoeken in gebouwen waar medewerkers zitten en moeten ook veel moeite doen als ze een keer wel naar binnen willen.”

Aantrekkelijke werkplekken
Minnaert juicht initiatieven als de Refresh Week van zijn eigen departement toe. “Als mensen ’s middags iets leuks met zijn allen gaan doen, dan is de kans groter dat ze er ’s ochtends ook zijn. Net zoals mensen vaak blijven hangen als er ’s ochtends een werkoverleg gepland staat. Formele ontmoetingen stimuleren nu eenmaal informele ontmoetingen en andersom.”

Daarbij is het volgens Minnaert van het grootste belang dat de faculteit er ook voor gaat zorgen dat er geschikte ruimtes en plekken komen voor de verschillende werkzaamheden van medewerkers. De projectruimte aan de Drift noemt hij een goed begin. 

“Maar op een dag doe je veel meer dan overleggen. Nu deel je vaak een kamer en werkplekken. Daar kun je niet een gesprek met een student of collega voeren, ook niet als dat via Teams verloopt. En geconcentreerd werken, lukt je ook niet. Als je thuis een goede werkplek hebt, geef je daar dan al snel de voorkeur aan.

“Het helpt al als - zoals in mijn departement op de Muntstraat inmiddels kan - het meubilair overal flexibel is in te stellen en je overal gemakkelijk je laptop kunt inpluggen. Maar je zou mogelijk ook kunnen denken aan werkplekken waarin je Teams-afspraken kunt houden. Wij hebben daar hier inmiddels een speciale cabine voor, maar één zo’n werkplek is wel wat weinig.”

Volgens Jansen mikt de faculteit inderdaad op “een mooie mix van verschillende ruimten”. Tegelijkertijd wijst ze erop dat de faculteit nu eenmaal te maken heeft met oude gebouwen die moeilijk zijn aan te passen. “De komende maanden gaan we bekijken hoe we mensen willen gaan stimuleren vaker naar hun werkplek te komen en welke huisvesting daar het best bij past.”

Discussie over sluiting Bestuursgebouw
De faculteit Geesteswetenschappen is zeker niet het enige onderdeel van de universiteit dat worstelt met de balans tussen de positieve effecten van thuiswerken en de potentieel negatieve effecten voor de gemeenschapszin en de bezetting van gebouwen. 

Volgens de cao hebben medewerkers geen recht op thuiswerken en ook geen plicht om thuis te werken. In overleg met de leidinggevende kunnen ze ervoor kiezen om een deel van hun werktijd thuis te werken. 

De cao regelt ook een thuiswerkvergoeding. Als standaard voor die vergoeding wordt een verdeling aangehouden van 60 procent op kantoor werken, 40 procent thuis. Maar er zijn dus mogelijkheden om daarvan af te wijken. In de praktijk blijkt dat ook vaak te gebeuren. 

Ook bij de Universitaire Bestuursdienst tref je – zeker op de woensdag en vrijdag –  vaak lege kantoorruimten aan. Om die reden worden ook daar gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Zo is er elk kwartaal 'soep en broodjes' voor alle medewerkers. 

Eind vorig jaar kwamen de gezamenlijke directies van de UBD bovendien met de boodschap dat elke medewerker geacht werd om gemiddeld tenminste de helft van de werktijd naar kantoor te komen. Daarmee willen de directeuren “een hechte gemeenschap stimuleren, waarin zorg is voor elkaar en ruimte voor ontwikkeling, ontmoeting, samenwerking, kennisdeling en een open gesprek”. 

In het beleidskader stond eerder dat medewerkers tenminste één dag in de week naar hun werkplek moeten komen, dat is nu veranderd naar de helft van de werktijd.

Volgens de UBD zijn er geen precieze cijfers bekend over de bezetting van het Bestuursgebouw. Uit de medewerkersmonitor uit het voorjaar 2023 bleek dat 85 procent van de medewerkers 'hybride' werkt. Die medewerkers werken 46 procent van hun werktijd thuis en 54 procent op de universiteit. 

Die percentages zitten in de buurt van de nieuwe richtlijn, maar er blijken grote verschillen te bestaan tussen de afzonderlijke onderdelen. Dat leidde weer tot vragen over wat dan de gewenste mate van aanwezigheid is. De nieuwe afspraak die zegt dat medewerkers 50 procent van de werktijd naar hun werk komen, moet voor meer uniformiteit zorgen. 

Het hybride werken zou ook bij de UBD repercussies kunnen hebben voor de huisvestingssituatie. Er wordt nagedacht over een (gedeeltelijke) sluiting van het Bestuursgebouw als de bezetting op vrijdag laag blijft. Uit een enquête uit 2022 bleek dat maar 6 procent van de medewerkers op vrijdag naar het Utrecht Science Park komt. 

Over dat plan wordt overlegd, onder meer met het UMC Utrecht dat ook in het gebouw is gehuisvest. Maar zo’n beslissing zou op gespannen voet staan met het verzoek aan medewerkers om vaker naar het gebouw te komen, realiseert men zich.

Geen verplichting
Directeur Miranda Jansen van Geesteswetenschappen verwacht niet dat haar faculteit medewerkers expliciet gaat vragen om een vastgesteld deel van hun werktijd in een universitair gebouw door te brengen.

“Dat past niet helemaal bij de cultuur hier, we zullen niet zo snel zeggen waar een van onze wetenschappers het best kan werken. Bovendien zijn veel docenten vaak niet op hun eigen werkplek maar in een collegezaal.”

Met ondersteunende medewerkers die soms vanwege hun specifieke werkzaamheden aanwezig moeten zijn, worden volgens haar per departement specifieke afspraken gemaakt.

Ook Toine Minnaert denkt dat een “verplichting” veel mensen tegen de haren in zou strijken. “Al zijn er heus ook veel medewerkers die het niet meer dan normaal zouden vinden.”

“Maar het zou wel goed zijn als er meer bewustzijn komt bij medewerkers. Ze zouden meer moeten beseffen dat hun aanwezigheid op prijs gesteld wordt en dat ze daar zelf ook wat mee winnen.”