Studenten kunnen bij Studiepunt Geesteswetenschappen straks vragen stellen met WhatsApp

Vragen over een stage, het op de valreep inschrijven voor een master, het maken van een afspraak met de studieadviseur en vragen over de toelatingseisen van een minor. Het zijn zo wat kwesties die studenten afgelopen donderdagochtend aan de orde stellen bij het Studiepunt Geesteswetenschappen.

De studenten kunnen elke werkdag van 11 tot 15 uur langskomen bij het Studiepunt. Ze krijgen direct een antwoord of hun vraag wordt doorgespeeld aan een collega achter de schermen die meer van een bepaald onderwerp afweet. Soms krijgt de student een kritische noot te verwerken. “Dit is de laatste dag dat je je voor deze master kunt inschrijven. Wel een beetje laat, hè?”

De meeste studenten zijn tevreden hoe het Studiepunt hun vragen beantwoord. “Ze weten veel en meestal sta ik snel buiten met de juiste informatie.”  Doordat er één Studiepunt is voor de hele faculteit, wordt er volgens Antoinette Souverein van het Studiepunt veel tijd geïnvesteerd om mensen goed in te werken.

Waar studenten moeite mee hebben, is de hoeveelheid mails die ze van het Studiepunt ontvangen.  De ene keer gaat het om een persoonlijk bericht, de andere keer is het een mededeling. Veel studenten kunnen de mails niet meer goed inschatten, zeggen ze.

“De mailmoeheid is bij ons bekend”, zegt Vera Rademaker van het Studiepunt. Dat kwam ook naar voren uit het tevredenheidsonderzoek  van vorig jaar. “Er kwam een suggestie om met het Studiepunt te kunnen chatten. Met de WhatsApp-mogelijkheid vullen we die in.”

Er is nog een andere reden om met WhatsApp te experimenteren. “Wij  krijgen zelf ook steeds meer vragen via de mail”, vertelt Rademakers. “En soms zijn dat hele epistels”, voegt Souverein toe. In de regel wordt gekeken in hoeverre de medewerkers de vragen direct kunnen beantwoorden dan wel dat het naar een collega wordt doorgespeeld. Die nemen de vraag dan over.

Het is voor de medewerkers van het Studiepunt soms lastig om snel en efficiënt door de mails heen te gaan. Souverein: “Ook daarom is het idee ontstaan om korte vragen via WhatsApp te beantwoorden. Je kunt dan een korte vraag stellen, bijvoorbeeld over wanneer de wijzigingsdagen zijn, en dan ontvang je ook snel een kort antwoord terug.”

De app-functie voorkomt nog niet dat studenten veel mail van het Studiepunt ontvangen. “Wij zijn niet de enige die het mailadres van het Studiepunt gebruiken”, legt Rademaker uit. “Soms zijn het collega’s die een vraag afhandelen, of het zijn mensen van andere onderwijsondersteunende afdelingen die een algemeen bericht over bijvoorbeeld het onderwijsprogramma of de roostering sturen.”

Souverein: “Daarnaast krijgen wij vaak het verzoek om een boodschap aan alle studenten te zenden, bijvoorbeeld als het gaat om een bijeenkomst te promoten. Dat wijzen we bijna altijd af. We begrijpen wel dat studenten niet onnodig mails willen ontvangen.”

Uit het tevredenheidsonderzoek bleek ook dat studenten liever zouden zien dat het Studiepunt vaker open is. Souverein: “Dat zouden wij ook graag willen, maar dat is voor ons organisatorisch niet te doen.”