fotos: 123rf. Illustratie DUB

UU gaat door met vergaderloze en mailluwe weken; DUB-panel vindt het ‘heerlijk’

Body: 

Deze week is vergaderen taboe en mailen een uitzondering op de Universiteit Utrecht. Het universiteitsbestuur hoopt zo in drukke coronatijden wat ademruimte te bieden. We vroegen ons DUB-panel: hoever kan de universiteit gaan om het vele overleggen en mailen tegen te gaan?

Read in English

Het is de tweede keer dat het UU-bestuur medewerkers vraagt om een week geen vergaderingen te plannen en alleen te mailen als het noodzakelijk is. Een experiment daarmee kort na de jaarwisseling beviel uitermate goed, zo bleek uit de resultaten van een enquête (alleen met Solid-id, red.) onder 1422 medewerkers. Verreweg de meeste respondenten meldden dat er inderdaad veel minder vergaderingen waren en dat ze minder werkdruk en -stress ervoeren.

En dat is precies waar het UU-bestuur dit voor zegt te doen: medewerkers even rust gunnen zodat ze zich kunnen richten op taken of projecten waar ze door alle coronaperikelen wellicht niet aan toekomen.

Daarnaast maakt zo’n week zonder belangrijke vergaderingen en mailtjes het gemakkelijker om een weekje vrij te nemen. Dat daarmee ook de stuwmeren aan vrije dagen in omvang afnemen, is mooi meegenomen, zal het CvB denken.

Natuurlijk was er ook kritiek na de pilot van januari: er waren medewerkers met projecten of met onderwijsverplichtingen waardoor ze echt niet onder vergaderen en mailen uitkwamen. Bovendien leidt zo’n week alleen maar tot extra werkdruk daarvoor en daarna, merkten sommigen.

Maar de vele positieve reacties gaven de doorslag: het UU-bestuur kondigde twee nieuwe vergader- en mailluwe weken af voor dit voorjaar. De eerste volgende week tijdens de voorjaarsvakantie van basis- en middelbare scholen, de tweede in de week van 19 tot en met 23 april vlak voor onderwijsperiode 4 begint.

Wij vroegen de leden van ons DUB-panel of zij blij zijn met dit initiatief, en of het UU-bestuur misschien nog meer maatregelen kan nemen om het vergaderen en mailen te beperken. In een commissie van de Universiteitsraad werd vorige maand bijvoorbeeld het voorstel besproken van een dagelijks mailloos uurtje rondom de lunch.

En zouden studenten niet betrokken moeten worden bij plannen om de werkdruk aan banden te leggen? Die kunnen bijvoorbeeld hun docenten ontzien door minder te mailen en hebben misschien zelf ook wel behoefte aan zo’n week.

Telepressure
Panellid Jasmijn van Harten heeft onderzoeksexpertise op het gebied van duurzame inzetbaarheid van medewerkers in organisaties. De Bestuurs- & Organisatiewetenschapper heeft waardering voor het besluit van het UU-bestuur.

Volgens haar ervaren mensen die veel of volledig thuis werken vaak ‘telepressure’: het gevoel dat je snel moet reageren op werkmailtjes, -appjes en -telefoontjes en dat je 24/7 beschikbaar moet zijn. “En dat kan voor fikse gezondheidsproblemen zorgen, zoals slaapproblemen, burn out-risico’s en meer verzuim.”

Volgens Van Harten kan de werkgever door vergader- en mailluwe perioden de ‘asynchrone communicatie’ verminderen. Maar daar zijn wel grenzen aan. De maatregelen kunnen op gespannen voet staan met de wens van medewerkers om zelf te bepalen hoe zij hun werk inrichten.

Van Harten: “En niet elke medewerker ervaart telepressure, dus het uitproberen en monitoren van dergelijke initiatieven, lijkt mij een uitstekende manier om thuiswerken werkbaar te maken.”

Ook graag minder kleine taken
Innovatiewetenschapper Frank van Rijnsoever noemt de vergaderluwe week “geweldig”. “Ik ben blij dat we dit vaker gaan doen. Helaas houden organisaties van buiten zich niet aan de vergaderluwe week, maar je kan niet alles hebben.”

Van Rijnsoever denkt dat afspraken over minder vergaderen en mailen zeker bij kunnen dragen aan het verlichten van de werkdruk. Maar als het daar om gaat, is het volgens hem effectiever iets te doen aan de vele kleine taken die medewerkers er de afgelopen jaren bij hebben gekregen.

“Voorbeelden zijn het invoeren van gegevens in Pure (systeem voor registratie van onderzoeksproducten ed.), tijd schrijven, allerlei rapportages voor projecten, uitgebreidere feedbackformulieren, etc. Dit zijn allemaal stuk voor stuk valide taken, maar het telt wel op in de werkdruk, voor zowel het wetenschappelijk personeel als voor het obp (ondersteunend- en beheerspersoneel, red.)”

Een week wat meer rust
Ook Fiona van ’t Hullenaar, directeur Vastgoed & Campus van de UU, vond het “heerlijk” om even wat minder productief te mogen zijn. Ze merkt dat haar “moordende werkschema” steeds lastiger vol te houden is. “Een week wat meer rust zonder dat die mailbox volstroomt om daarna weer de turbo aan te zetten om toch die staande deadlines te halen.”

Maar Van ’t Hullenaar hoopt vooral dat het nieuwe initiatief tot een andere vergadercultuur leidt. Mensen zullen merken dat het niet nodig is om de hele dag met veel te veel mensen in een vergadering te zitten, zo verwacht ze.

Veel liever ziet ze korte en goed voorbereide vergaderingen met daarnaast veel ruimte voor “écht ontmoeten en dialoog”. “Veel mensen in een vergadering is een teken van gestold wantrouwen. Werken in vertrouwen en het herkennen van elkaars belangen is een veel fijnere werkwijze.”

Ook goed voor studenten
Onderzoeksanalist Mies van Steenbergen stelt voor om de mailluwe week te combineren met de onderwijsvrije week tussen de vier perioden in. “Dan heeft iedereen rust, ook de studenten.”

Hij ziet wel wat in een universiteitsbrede ‘out of office’-tekst onder de mail van medewerkers. “Met een link naar een webpagina waar het CvB uitlegt waarom we dit doen en wat het inhoudt.”

Ook student Media en Cultuur Inge Vliek vindt het een goed idee om de mailluwe weken van docenten gelijk te laten lopen met de “reflectieweken” van studenten. “In deze weken staat het onderwijs minder centraal en is het belang bij een snelle reactie van docenten minder groot.”

Ze zou zich zelfs kunnen voorstellen dat studenten gevraagd wordt om docenten niet in de avonduren of weekenden te mailen. “Dan weet je dat het langer kan duren voordat je antwoord krijgt, maar heb je wel het idee dat je vragen welkom zijn.”

Niet naar je computer kijken
Student Geneeskunde Thomas Visser ziet in de mailluwe week een goede mogelijkheid om medewerkers, maar ook studenten te helpen om privé en werk of studie te scheiden. Uit eigen ervaring weet hij dat het lastig is om zelf te bepalen dat je je mail langere tijd links laat liggen. “Ik denk dat zowel studenten als medewerkers er baat bij hebben als we zo nu en dan verplicht afkicken van de drukte die dit digitale tijdperk met zich meebrengt.”

Maar “verderstrekkende mailluwte” lijkt hem overdreven. “Een docent moet toch in staat zijn om uit zichzelf een uur of een weekend niet naar zijn computer te kijken.”

Facebook Twitter Whatsapp Mail